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비서

last modified: 2015-04-08 00:53:06 Contributors

한문 : 秘書
영어 :
Secretary
Executive assistant (개인 비서)
Program assistant (팀 비서)

Contents

1. 개요
2. 비서라고 불리지 않는 실질적 비서들
3. 사기업에서의 비서
3.1. 수행비서
3.2. 개인 운전기사
3.3. 잡무 전담 여비서
4. 특이한 조직의 비서
4.1. 보험판매원(FP) 팀비서
4.2. 로펌 비서
4.3. 정부조직, 군대에서의 비서
4.4. 국경 없는 의사회의 비서
5. 비서 직무 관련 역량
6. 각종 매체에서의 등장
6.1. 등장 예시
7. 관련 항목
8. 대한상공회의소의 자격증 이름
8.1. 비서실무 과목
8.2. 사무영어 과목


1. 개요

조직 고위직의 일정 및 사무를 처리하기 위해 고위직의 가까이에서 관련업무를 하는 사람. 고위직들은 대외, 특히 높으신 분들과의 관계가 매우 중요하기 때문에 비서들의 외모, 실무능력은 곧바로 상사의 능력과 직결된다. 어찌되었던 유능함의 대명사. 주된 업무 중 하나가 일정 조절이나 운전 등이다.

비서는 상사가 높으면 높을수록, 회사가 크면 클수록 파악해야 하는 업무량도 많아지고 더 바빠진다. 대기업이라면 비서실처럼 비서만 모여 있는 부서가 따로 있다. 대기업 비서실장쯤 되면 회사의 모든 것을 사장보다도 꿰고 있어야 하며 처리해야 하는 잡무도 많아 최악의 경우 당신은 하청의 하청 비서의 비서가 될 수도 있다.

2. 비서라고 불리지 않는 실질적 비서들

중국에서도 황제의 비서라고 볼 수 있는 상서의 경우는 사실상 국가의 과 동일하게 취급되었다. 정확히 말하자면 한나라 때 처음 설치된 상서의 자리가 너무나 중요하다보니 나중에는 아예 상서성, 중서성, 시중으로 분리했다. 그리고 상서성 수장을 상서령이라고 부르며 인사권을 총괄하는 실권자가 되었다. 그리고 원래 황제의 개인 문서를 맡던 직책은 중서성으로 넘어가서 중서성의 실권자인 중서령이 황제의 비서실장이 된다. 시중은 황제와 항상 동행하며 그의 상담을 해주는 일종의 최측근이 되었다.

비서라는 직함으로 불리거나 Secretary라고 불린다고 해서 모두 비서는 아니다. 공산국가의 무슨무슨 총비서는 그 조직의 수장을 가리키는 것이고, 영어에서 Secretary라고 되어 있으면 무총장(Secretary General), 장관 같은 최고위직이나 외교관을 말한다(1~3등 서기관을 Secretary Diplomat라고 한다).

아돌프 히틀러의 마지막 비서들 중 한명으로 알려진 라우들 융에는 비서라기보단 타자를 전문으로 치는 타자수에 가까웠는데, 당시만 하더라도 타자치는 일은 전문직으로 대우받았다. 실제로 히틀러의 유언도 그녀가 직접 듣고 타이핑했다고 한다.

꼭 조직에 속한 사람이 아니더라도, 시간이 곧 돈인 사람들은 비서를 둔다. 평범한 사람이라면 은행업무, 세무사법무사 상담, 가사노동 등 잡무는 자기가 직접 알아서 할 것이다. 하지만 시급이 세후 4만원을 넘어가는 사람이라면 풀타임 비서를 한 명 고용하는 게 자기가 직접 일주일 5시간씩 잡무를 하는 것보다 싸게 먹힌다. 유명 작가 같은 경우 딱히 일정이랄 게 없는데다가 일에 관련된 왠만한 문제는 보통 담당 편집자가 처리해주는데도 굳이 비서를 둔다. 유명 연예인 매니저의 경우에도 이런 잡다한 일까지 모두 처리해준다. 가정부의 경우도 넓게 보면 이것과 비슷하다.

3. 사기업에서의 비서

대기업에서 비서는 크게 3종류로 나뉜다. 대기업 오너의 경우 수행비서, 개인 운전기사, 잡무 전담 여비서를 모두 둔다. 다국적 기업 한국지사의 경우 외국어 능통 여비서 한 명을 둔다. 대기업 임원의 경우 잡무 전담 여비서 한 명을 둔다.

  • 수행비서
  • 개인 운전기사
  • 잡무 전담 여비서

외국계 기업의 경우 상사가 외국인인 경우가 많기 때문에, 비서 역시 상급의 외국어 실력으로 원활한 의사소통이 가능해야 한다.

3.1. 수행비서

주로 부사장급 이상에 붙는다. 대개 기업 내의 대졸 사무직 사원을 쓴다. 신입사원 때부터 눈여겨보다가 2~4년 정도 경력을 갖춘 사람을 회사 내에서 부서이동해서 쓰게 된다. 김우중 전 대우그룹 회장의 경우, 한창 때는 비서를 몇 달에 1번씩 교체했다고 한다. 워낙 해외 출장이 많다 보니 체력이 좋은 남자 비서들이 수행함에도 불구하고 일정을 따라가지 못할 지경이었기 때문.

높으신 분들이 남성일 경우, 수행비서는 대개 남성이 맡는다. 남자 회장에 여자비서를 수행비서로 쓰게 되면 구설수에 오르는 경우가 많기 때문. 반대로 회장이 여자라면 여자 비서가 수행비서가 되는 경우도 많이 있으며 《악마는 프라다를 입는다》에서 소개되었다.

대개 다음과 같은 일을 맡는다.
  • 상사의 활동, 집무시간을 계획. 일별/주별/월별 스케줄을 관리하고, 각각의 스케줄이 다가왔을 때 상사에게 통보.
  • 결재라인이 많을 때, 우선 순위를 조정함. 잡다한 결재를 대행하기도 함. 이를 위해 회계 등 일반 사무직에 대해 이해하고 있어야 한다.
  • 상사가 만나는 내외빈의 특성을 파악하고 그에 맞는 의전.
  • 상사의 업무 수행과 관계해서 타 부서 및 유관기관과 협조. 전화, 서신 등의 접수, 처리, 회신 등의 연락 업무를 담당.
  • 기록 문서, 참고자료를 관리함. 필요할 때 즉시 찾아줄 수 있어야 함.
  • 상사가 만나는 내빈을 접대
  • 상사의 잡다한 서류작성을 대행.
  • 개인 운전기사, 잡무 전담 여비서를 관리하고 직무교육하는 업무.
  • 임원 회의에 참석해 ppt를 할 수도 있어야 함.

대개 수행비서를 여러명 둘 정도면 비서 업무도 전문화되어 있다. 수행비서는 상사의 사무 보좌 업무만 수행한다. 잡다한 다과 셔틀 같은 것은 여비서에게 맡긴다.

3.2. 개인 운전기사

학력은 보통 고졸~초대졸을 선호하며, 대부분 남자를 뽑는다.

명칭은 '운전기사'이지만, 실제로는 높으신 분의 발과 같으므로, 24시간 따라다니는 역할을 수행하는 비서의 일종이다.

하는 일은 다음과 같다.
  • 오랜 기간의 운전경력이 필요하다. 운전면허는 필수이지만, 수행기사 경력이 많을 수록 유리하다.
  • 차량 관리를 할 수 있어야 한다.
  • 잦은 지방 출장과 숙박을 견뎌야 한다.

3.3. 잡무 전담 여비서

비서 채용 중 많은 비율을 차지한다. 초대졸 이상 26세 이하 여성을 뽑는 경우가 많다.

외모지상주의 때문에 여비서들의 미모는 취업의 한 요소인지라, 비서과 여학생들의 미모가 매우 높다. 일부 대학교에는 비서과(비서행정과)가 있어서, 잉여한 누리꾼들은 비서과랑 스튜어디스과 중에서 누가 더 예쁜지 VS놀이를 하기도 한다.

다만, 하는 일은 자존심에 상처를 주는 잡일이 많다.
  • 상사 스케줄 관리 및 통보
  • 전화 응대
  • 외부 손님 접견, 내방객에게 커피와 다과를 대접함.
  • 회의 준비.
  • 간단한 서류 작성, 회의 자료 준비. 이 때문에 컴활, 워드, 사무자동화 등의 OA 자격증이 있으면 유리하다.
  • 경비 처리
  • 우편물, 서류 보관
  • 상사 개인 사무실을 정돈함.
  • 기업의 규모가 작을 경우 경리, 수행비서, 개인 운전기사, 총무 등의 역할을 함께 수행하기도 한다. 중소기업이나 소규모 전문직 사무실에서 자주 일어난다.

이쪽은 대기업 소속 정규직으로 전환되는 경우는 적다. 인력파견업체에서 이력서를 걸러서 2년 정도 대기업에 파견 비슷하게 보내고, 계약기간이 종료되면 해당 업체에서 다시 보낸다.

잡무 전담이기 때문에 뽑히는 데 큰 기준은 없다. 이쁘장하고 성격상 분란을 일으키지 않을 것 같은 게 가장 중요한 요건으로 들어간다. 그 외에 아래 쓰여 있는 비서 1급 자격증이 도움이 될 수 있다. 그 외에 대기업 비서 채용에서 경력직을 요구할 때 이 경력은 비서로 일한 경력만을 의미하는 건 아니다. 일반사무직으로서 상사를 보좌한 경험이 있으면 인정되는 경우가 많다.

4. 특이한 조직의 비서


4.1. 보험판매원(FP) 팀비서

이쪽은 사무보조 아르바이트에 가깝다. 해당 항목 참조.

4.2. 로펌 비서

로펌의 규모에 따라 4대 로펌, 6대 로펌, 10대 로펌, 중소형 로펌 비서로 나눈다. 사기업 비서에 비해 연봉이 높아서 인기가 높다.

이쪽은 대개 고 스펙을 요구한다. 영어일본어 능통자가 유리하다.

4.3. 정부조직, 군대에서의 비서

4.4. 국경 없는 의사회의 비서

국제기구의 비서는 그 요구 역량 역시 살인적이다.
  • 영어프랑스어를 둘 다 유창하게 할 것. 쓰기와 말하기 모두 유창해야 함. (다른 외국어를 할 줄 알면 더 좋음)
  • 사무 관리 경력자, NGO 경력자, 비서 경력자 우대
  • 4년제 대졸 및 대학원 졸 우대

하는 일은 고위직 보조(40%), 회의 주재 (25%), 법률 보조 (5%), 기타 (30%)로 나뉜다.

  • 고위직 보조
    • 일정 관리. 여행, 회의, 전화 연락 약속을 잡고 제시간에 알려주며, 비자 같은 준비를 해준다.
    • 언론 인터뷰 요청 조정
    • 결재라인 관리
    • 지출증빙
    • 편지, 서류, 프레젠테이션 등이 있을 때 교정을 보거나 컴퓨터 작업
    • 문서 출력, 스캔 등 다른 행정 작업이 필요하면 추가

  • 회의
    • 컨벤션기획사 : 회의실 예약, 회의실 사전준비, 음식 준비(catering), 기술적 준비, 문서 출력 등. 다른 비서들과의 협력.
    • Meeting minute의 작성
    • 사전에 읽어올 서류, 안건 등을 준비하고 수정하는 과정의 보조
    • 인트라넷에 회의 관련 정보 공시

  • 법률 보조
  • 기타
    • 필요시 방문객 접대 및 안내
    • 명함 주문 관리
    • 회의 음식 재고 관리
    • 이메일 주소록 관리
    • 우편 분류 및 전달
    • 전화 응대 및 메시지 남겨놓기
    • 컴퓨터, 프린터, 전화 등에 대해 초보적인 기술 지원
    • 문서나 컴퓨터 파일로 기록 남겨놓기
    • 전화번호 및 주소록 만들고 유지하기

5. 비서 직무 관련 역량

  • 입이 무거워야 한다. '비밀을 함부로 퍼뜨리고 다닌다'는 평판을 받으면서 비서로 살아남는 건 불가능하다. 예를 들어 높으신 분들은 주로 차 안에서 휴대폰을 쓰거나, 동승한 사람과 중요한 대화를 하는 경우가 많기 때문에 수행기사는 고급 정보를 다른 직원보다 싫어도 쉽게 접하게 된다.
  • 모시는 높으신 분과 생활 패턴을 맞춰야 한다. 예를 들어 임원이 아침 8시 정각에 업무를 시작한다면, 비서는 7시 반쯤에는 이미 업무를 시작하고 있어야 한다. 휴일을 반납하는 경우도 허다하다. 바쁘면 식사를 굶는 경우도 허다하다. 임원과 함께 출장을 나갔는데 임원이 11시에 일정을 끝낸다면 이들은 12시나 1시쯤 되어서야 일정을 끝낼 수 있다. 늦잠을 잔다든지 하는 건 상상할 수도 없는 상황이다. 대기가 미친듯이 길고 잦은데다 쓸데없다.
  • 모시는 높으신 분 외에도 비위를 맞춰야 한다. 업무상 마주치는 사람도 다른 회사의 임원, 고위공직자 등이 많기 때문에 공식 행사에 참여시 실수가 없어야 한다. 조금만 눈에 거슬리는 행동을 하면 실수라고 하기 때문에 각 잡고 있어야 하는 상황이 많다. 이 때문에 사회성이 좋아야 한다.
  • 상사의 요구 사항을 기록하고 예측해야 한다. 예를 들어 높으신 분이 필요하여 손을 뻗을 때 정확히 그곳에 100%의 신뢰도로 있어야 하며 상사의 심기까지 읽고 보좌해야 한다.

6. 각종 매체에서의 등장

많은 매체에서 다루어지는 경우는 안경을 쓰고 단정한 머리스타일에 정장을 입고 냉정하고 시간표 광이거나 주인공인 부자의 개인적인 상담도 해주는 친구.

악마는 프라다를 입는다》도 원작자가 실제로 보그의 그 악명높은 편집장, 나 윈터의 개인비서로 갈굼당한 경험을 토대로 만든 작품이다. 실제로 이 원작이나 영화에서 그녀의 비서들은 별 상상을 초월하는 자잘한 심부름까지 처리해야 한다. 해리 포터 시리즈 중 아직 출판되지도 않은 버전을 구해오라고 시킨다던가, 출장을 갔다가 폭풍우 때문에 귀국이 힘들어지자 다짜고짜 비서한테 전화를 걸어 무슨 짓을 해서라도 나 오늘 밤 귀국할 방법 알아내라고 몰아붙이더니 결국 실패하자 '너 진짜 무능력해서 실망스럽다'는 식으로 비웃어준다던가.

각종 미디어(특히 한국 드라마)에서는 그저 높은 사람 일정 관리나 해주며 그 사람에게 연심을 품는 머리 좋고 깐깐한 미녀로 등장한다. 그 비서 캐릭터가 주인공이거나 혹은 착한 마음을 가진 사람이라면 불륜이 아니고서야 대부분 높은 사람의 눈에 들어 결혼에 골인, 인생역전에 이르는 로맨틱하고 성공적인 직업 정도로 나타내고 있다.

2D로 넘어 가면 그 처우가 가히 안습하여 여러모로 당하는 역할. 남자비서의 기믹은 이미 집사가 선점했기 때문에 비서는 사실상 여성 전용이라고 봐야 하는데... 기본적으로 부자의 시간을 분단위로 쪼개서 바쁘게 굴려주는 사람이나 서브컬처에선 높으신 분들이 무능하거나 괴팍한 분들이 많으며, 개그물에선 상사가 친 사고 뒷수습은 기본이요 간혹 고용주를 패는 무서운 비서도 있다. 주로 츤데레.

막장스러운 에로물에선 상사의 성욕까지 수발을 들어야 하는 상황이 나오기도 한다. 일단 등장 자체가 높으신 분들, 그것도 높으신 분들의 개인사가 없으면 성립이 안 돼서 비서가 중요인물이 되려면 스토리가 어느 정도 성인풍으로 갈 수 밖에 없다. 그래서 많은 야구 동영상의 제목에서 찾아볼 수 있다.

좀 특이한 케이스로, 상사를 위해서 무력을 사용(...)하거나 심하면 누군가를 처단(...)하는 비서 캐릭터도 있다.

6.1. 등장 예시

작품 - 비서 → 상관 식으로 서술.

경우에 따라서 무력 행사도 불사하거나 상당한 전투력을 보유한 캐릭터의 경우 ★을 표시한다.

참고로 굳이 비서라는 직책을 갖고 있지 않더라도, 조수프로듀서, 매니저, 전속부관 등 누군가를 보좌하는 캐릭터라 할지라도 폭넓게 보면 비서 기믹으로 치기도 한다.

8. 대한상공회의소의 자격증 이름

비서 1급~3급은 대한상공회의소에서 관리하는 국가기술자격증이다. 시험은 5월과 11월에 있다. 응시에 필요한 자격요건은 없다.

필기시험 기출문제는 인터넷(2004년~2011년), 사이트(2013년~2014년) 참조. 요약집(2013년판)도 참조. 현행 기출문제는 2011년~2015년 동안 유지된다.

필기시험은 2010~2015년에는 비서실무, 사무영어, 경영일반(1,2급만 출제), 사무정보관리로 나뉜다.
- 사무영어 : 비서로서 필요한 영어회화 내용을 다루는 과목. 수능 영어 3등급 정도의 영어실력을 갖추면 충분하다.
- 경영일반 : 회계, 경제, 경영 지식을 다루는 과목.
- 사무정보관리 : 컴퓨터 지식을 다루는 과목.

실기시험이 따로 있는 건 아니고, 기한 내에 워드프로세서 자격증이나 컴퓨터활용능력 2급 등을 제출하거나 해당 과목의 실기시험을 보면 된다.

학점은행제도에서 인정해주나, 그 외에는 큰 스펙으로 가산점을 주는 곳은 없다.

8.1. 비서실무 과목

  • 비서의 이해 : 정의, 종류, 직무 특성
  • 자질과 역량 : 자질, 태도, 역할, 역량, 직업윤리, 기밀유지, 보안유지, 상사 대리인으로서의 역할
  • 인간관계 : 상사, 동료, 고객, 기타 이해당사자
  • 갈등스트레스
  • 보고하기와 지시받기
  • 표준화법과 실용한자
  • 대인관계 업무
    • 전화
    • 방문객 관리
    • 경조사 및 행사
  • 보좌 업무
  • 국제매너 : 타 문화의 이해, 비즈니스 에티켓, 소개, 인사, 식사예절, 선물
  • 의전(Protocol)과 행사 : 국제회의, 외국인 영접 및 환송, 좌석 배치, 행사 기획 및 운영
  • 자기관리 : 이미지관리, 인맥관리, 시간관리
  • 경력계획 및 경력개발

8.2. 사무영어 과목

회화와 작문 중심으로 이루어져 있다.

회화
  • 방문객 응대 : 용건 파악, 안내, 접대, 배웅, 상사 부재시
  • 전화 : 응답, 스크린, 메모, 중개, 발신
  • 예약 : 교통수단, 식당-호텔
  • 일정관리 : 스케줄링, 일정표 관리
  • 보고하기와 지시받기
  • 회의 : 준비, 진행-종료
  • 출장 : 일정, 경비정산
작문
  • 비즈니스 레터 : 구성요소, 작성, 봉투
  • 기타문서 : 이메일, 메모, 팩스
  • 양식 : 초청장, 감사장, 이력서, 커버레터, 인보이스(송장), 명함, 매뉴얼
  • 비즈니스 용어 : 약어, 부서명, 직함명
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  • [1] 본래 머스탱의 전속부관이었으나 머스탱의 부하들을 찢어놓으려는 상층부의 계략으로 대총통 직속 보좌관으로 인사이동한다.
  • [2] 에필로그 한정.
  • [3] 원래는 닥터 크롬벨의 부하이지만, 닥터 아리스의 비서로 위장한 적이 있다.
  • [4] 작중 전투 장면은 나오지 않았지만, 비루스 이상의 실력자라고 하며 드래곤볼 우주의 최강자일 가능성이 다분하다.